Современные технологии на совещании

Современные технологии на совещании

В настоящей статье мы будем рассматривать несколько аспектов совещания… . Во-первых современные технологии в совещании - это использование самых современных  технических устройств, таких как  телеконференции и телефония. Во-вторых, современные технологии в совещании - это использование инновационных   методов и психотехник.

Проблема совещаний  в большинстве отечественных компаний – это  дурная наследственность. Дело в том, что любая организация, даже созданная после распада СССР, сохранила в своей организационной  структуре руководителей, воспитанных в  планово-административной экономике. Руководители консервативные люди, и зачастую используют проверенные технологии.  Традиция  проведения и организации совещаний предполагает системный подход и совмещение совещаний с информированием сотрудников о последних изменениях на предприятии. На  организацию плановых мероприятий тратится мало времени, следовательно, минимизируются усилия, а для сильно занятого руководителя эта ценность несомненная.

Однако, в плановых собрания, не учитываются затраты времени участников совещаний, которое можно  использовать для решения значимых для предприятия вопросов. В  большинстве известных мне организаций, как коммерческих, так и бюджетных, руководители высшего звена проводят на совещаниях более 60% своего времени. А для управления собственными подчиненными нижестоящие  руководители так же используют форму планового совещания. Порочный круг передачи инструмента из поколения в поколение.  Наследство советского времени трудно истребить… .

Компании  с зарубежным капиталом избавлены от избыточной совещательной деятельности поскольку «экспаты» рассматривают время своих подчиненных как ресурс.

Отечественному бизнесу, в первую очередь высшему командованию крупных организаций стоит пересмотреть отношение к времени своих сотрудников. Чем больше времени руководитель проводит со своей командой, тем эффективнее работает компания.  Время, проведенное на совещании это  вырванные ресурсы  из времени необходимого Команде.

 В наблюдаемых мною компаниях совещания используют как инструмент  формирования команды. В таких компаниях на совещание приглашают всех заинтересованных в проекте людей, стараясь одним ударом закрыть максимальное количество сотрудников. Таким образом,  убивают сразу двух зайцев:  мотивацию участников и ресурс времени руководителя.

Как проходит типовое совещание?  Вот пример шаблона проведения совещания:

1. Организатор совещания озвучивает цели встречи;
2. Первым выступает докладчик по теме совещания, которую обсуждают;
3. Затем некоторые  участники совещания высказывают свое мнение;
4. Руководитель совещания просит высказаться всех остальных;
5. Иногда докладчик дополняет  свое выступление;
6. Затем руководитель принимает решение;
7.  Все расходятся.

Общая продолжительность совещания 1 -2 часа. Обычное количество участников от 6 человек и более. Одновременно говорит только один, остальные слушают, или что чаще занимаются своими делами… . Практически как в старом кино: «А теперь выслушаем начальника транспортного цеха».

В общем, проблематика совещаний в отечественном бизнесе уже достаточно очевидна. Далее буду излагать собственные наработки по оптимизации процесса совещаний. Все возможные темы совещаний, я буду называть «проектом». Все предлагаемые далее «фишки» ориентированы на один результат – оптимизацию времени участников совещаний.

 Как оптимизировать организацию совещания?

•  Использование современных средств оповещения (почтовые агенты: Outlook, Lotus и пр.) позволяют снизить время на организацию совещаний. Введение готовых рассылок по руководителям различного уровня оптимизирует затраты времени. Таким образом, можно отказаться от плановых совещаний.
• Выбор участников совещания. Следует отказаться от принципа: «Пригласи всех заинтересованных». Зачастую  эффективнее разговаривать лично. Следует исходить из принципа «Без кого нельзя обойтись?»
• Принятие решения о  необходимости в совещании. Плановые совещания расслабляют, к ним готовятся по привычке. Люди находятся в большем тонусе, если их могут пригласить на совещание в любой момент.
• Подготовка к совещанию. Следует отказаться от процесса информирования о сути проекта прямо на совещании. Для информирования более эффективно использовать электронную рассылку материалов для самостоятельной подготовки к совещанию. Все участники должны быть проинформированы, еще до начала совещания обо всех аспектах обсуждаемых проектов.
• Принятие решение о форме проведения совещания. Следует использовать современные средства связи. На сбор участников тратиться слишком много драгоценного времени. Организация интернет конференций или телефонных конференций, зачастую эффективнее. Перед сбором участников задайте себе вопрос: «Зачем собираться в «живую»?

Как оптимизировать процесс совещания?

• В компании необходимо бороться за пунктуальность, с максимальной требовательностью. Вводить штрафы и последствия за опоздания. И в первую очередь опоздание руководителей на совещания!! «Рыба, как известно, гниет с головы!». Опоздание одного из участников совещания забирает драгоценное время всех остальных участников.
• Рекомендуется ввести должность «корпоративного секретаря» или  «секретаря референта», для фиксации всех договоренностей и ведения протокола совещаний (возможно совместительство). Если нет возможности нанять отдельного сотрудника, то  назначается ответственный за  протокол совещания. Протокол совещания необходимо рассылать всем участникам.
• Если участник совещания не ознакомился с содержанием обсуждаемого проекта, его следует исключить из участия в совещании. Тратить время на объяснение «нерадивому» участнику  сути проекта неадекватно. Принятые решения в дальнейшем доводятся до исключенного участника персонально.
• Во время проведения видео или аудиоконференции,  необходимо контролировать «включенность» участников. Задавать персональные вопросы каждому из участников.
• Использовать методы поддержания на совещании рабочей обстановки или психологической активизации участников.

Наиболее сложный в освоении навык  для организатора совещания – это психологическая активизация участников. Совещание один из самых продуктивных методов управления организацией, но только при условии, что участники на совещании работают на 100% собственного потенциала. В этой статье хочу поделиться несколькими методами активизации участников, подсмотренными мною в организациях с зарубежным менеджментом. 

Методики психологической активизации участников

• Построение совещания на основе натурального дизайна;
• Конструктивное высказывание;
• Построение повестки совещания по SMART;
• Управление вниманием аудитории;
• Использование современных методов проведения совещания;
• Введение правил эффективного совещания и последствий за их нарушение;
• Контроль ресурсных состояний.

Построение совещания на основе натурального дизайна

Натуральный дизайн – создание естественных для человека условий, наиболее эргономичная организация. Натуральный дизайн учитывает потребности человека при планировании деятельности, предметов, пространства и т.д.

Ранее предложенный шаблон совещания неэффективен,  поскольку предполагает монологи и полное отсутствие дискуссии. При подобной организации совещания участники тратят время на выслушивание ненужной или неинтересной информации. Совещание – это ценнейший ресурс компании, на совещании присутствуют самые важные  кадры,  следовательно, необходимо учитывать интересы всех участников, а так же расходовать время совещания  высокоэффективно.

 В качестве рекомендации предлагаю вам пригласить консультанта для создания шаблона совещания наиболее подходящего для вашей компании. Организация процесса совещания требует учета особенностей компании.

В качестве примера привожу Вам один из шаблонов  организации совещаний на основании принципа «натурального дизайна»

1. Обозначение повестки совещания;
2. Высказывание участников по теме проекта, формулирование проблемы;
3. Консолидация проблемной зоны;
4. Обсуждение путей решения проблемной зоны;
5. Формулирование этапов решения;
6. Распределение ответственности за реализацию.

Прошу учесть, что данный шаблон разработан для определенной компании и перенос на условия вашей организации может пройти крайне затруднительно.

Конструктивное высказывание

Зачастую участники совещания, особенно руководители с большим стажем, любят критиковать или подвергать сомнению предложенные решения. Для многих руководителей на совещании есть вполне определенная цель – обругать любое начинание коллег, с целью повышения собственного статуса перед глазами руководителя. Всем известен факт, что на совещании нельзя молчать. Если руководитель спрашивает ваше мнение гораздо легче просто раскритиковать проект, при этом  в глазах руководителя вы становитесь опытным и весьма здравомыслящим сотрудником.

С подобным поведением следует бороться, так как такой подход убивает инициативу в проектах и закрывает возможность для многих интересных решений. Гораздо эффективнее работать в формате конструктивного высказывания.

Конструктивное высказывание предполагает, что вы подвергает критике предложенное решение, однако сразу предлагаете возможный вариант решения. Если у вас нет решения, критика не уместна. Организатор совещания обязан следить за конструктивностью высказываний и требовать их от всех участников.

Построение повестки совещания по SMART

 Есть такая поговорка «Как корабль назовешь, так корабль поплывет!». В данном случае название совещания придумывать избыточно, однако повестка  - это и есть его название. В повестке дня должны быть отражены цели встречи. Для многих читателей не секрет, что цель это не просто формулировка, а некоторое форматирование результата деятельности. Чем конкретнее и точнее сформатировать результат, тем он более достижим.

Модель SMART известна давно и я уверен,  что большинство  читателей  знакомы,  с этой моделью.  Настоятельно рекомендую пропускать повестку дня через рамку данной модели, перед тем как озвучить ее участникам совещания.

Управление вниманием аудитории

Любая группа требует лидера. На совещании всегда должен быть лидер, который ведет группу к достижению цели – повестке совещания. Для успешного доведения совещания до завершения необходимо постоянно управлять вниманием аудитории и «включать» сотрудников «выпавших» из контекста. Для этого есть несколько методов, выстроенные по мере увеличения степени  «включения»:

1. Вопросы, адресованные всей группе,
2. Юмор,
3. Фиксация взгляда на участнике,
4. Вопросы, адресованные персонально участнику.

Использование современных методов проведения совещания

Традиционный способ ведения совещания описан выше. Если называть этот метод, то я бы назвал его «Планерка». К сожалению, у этого метода есть множество недостатков, но есть и плюсы. Для оптимизации использования ресурсов менеджмента компании, следует все же выбрать более результативные методы. Приведу несколько наиболее распространенных методов проведения совещаний:

• Мозговой штурм: метод генерирования новых идей для решения проблемной области;

Метод известен и применяется многими руководителями, особенно в творческих коллективах. Однако имеет смысл сделать корректировку в стиле проведения Мозгового Штурма. Важно понимать, что Мозговой Штурм делится на два этапа. На первом этапе участники генерируют любые идеи по теме, без комментариев и критики. А на втором этапе участники выбирают наиболее продуктивное решение.

• Сессии планирования: метод совместного планирования деятельности, проводится только для хорошо информированных руководителей;

Метод, который часто используется в России последние пять лет.  Лидеры крупных компаний, а затем и средний бизнес используют ресурс топ менеджмента для разработки стратегии развития компании. Для проведения сессии стратегического планирования рекомендуется привлекать профессионала. Профессионал должен владеть навыками визуализации проблематики, уметь работать с мнением группы, удерживать повестку дня. Сессия стратегического планирования позволяет проанализировать возможные варианты развития ситуации, требует высокой информированности участников.

• Моделирование: метод оценки принятого решения с использованием эксперимента и инсценировки ситуаций;

Метод моделирования, позволяет оценить качество принятого решения. Ситуация разыгрывается по сценарию предложенному для решения проблемной области. В качестве действующих лиц выступают участники совещания, что позволяет увидеть процесс со всех сторон. Метод позволяет увидеть недоработки решения, еще на стадии запуска проекта в бизнес. Используется военными при предварительной отработке действий перед операцией.

• Командный коучинг: формат проведения совещания по модели структуры коуч сессии: от формулирования проблемной области,  до формулирования шагов к достижению результата;

Командный коучинг комплексный метод решения проблемы, построенный на основе структуры коуч сессии. Для проведения необходим профессионал с большим опытом или сертифицированный коуч (ICF). В качестве повестки для на командный коучинг выставляется проблемная область проекта. Участники, комбинируя различные методы, преодолевают барьер, который мешает решить проблему. А так же формируют план дальнейших действий.

• Метод Уолта Диснея: метод  поэтапного  разбора проблемы от генерирования идеи до разработки потенциальных вариантов решений в одной сессии;

Метод интересен, возможностью нетривиального решения. Для проведения совещания по этому методу, необходим большой пул участников 10 - 16 человек, из различных подразделений. Участники делятся на три группы: критики, творцы, практики. Каждая группа получает задание рассмотреть проект со «своей» точки зрения. В формате управляемого обсуждения или мозгового штурма участники приходят к определенному решению. Затем готовое решение передается для рассмотрения в следующую группу. Последовательность передачи критики – творцам, творцы – реалистам, реалисты – критикам. После прохождения всех трех этапов решение становится осмысленным со всех сторон и готово к реализации.

• Управляемое обсуждение: метод обсуждение в формате дискуссии.

Наиболее распространенный метод, однако требующий уточнения. Высказывания участников совещания должны быть регламентированы по времени. А так же организатор должен услышать мнения всех участников совещания. Если мнения участников расходятся, то организатор может организовать голосование по этому вопросу или принять решение самостоятельно. Как вы понимаете наиболее предпочтителен вариант голосования.

Каждый из предложенных методов, нуждается в более подробном описании, однако в формате статьи будет неуместно их приводить.

Правила эффективного совещания

В каждой организации, существуют правила поведения. Зачастую эти правила являются негласными или зафиксированы в положении о правилах поведения Компании. Однако, эти правила создавались без учета настоящих реалий в организации, либо создавались очень давно. К сожалению, для HR службы, правила действующие в компании должны регулярно дополняться, не реже, чем один раз 5 - 10 лет. Правила на совещании это способ обеспечения высокой продуктивности группы, если правила приняты и их контролируют, то совещание проходит максимально эффективно. Так же как с шаблоном совещания для создания правил необходимо приглашать консультанта, однако в данном случае можно обойтись услугами собственного  HR специалиста. Для создания правил проводится  совещание в формате мозгового штурма. Правила фиксируются в протоколе, а затем переносятся в положение о корпоративной культуре.

Приведу список типичных правил принятых на совещании:

1. Участники приходят за пять минут до назначенного времени;
2. Высказывается одновременно только один;
3. Конструктивное высказывание;
4.  На совещание приходят подготовленными;
5. Мобильные телефоны выключены;
6. Время совещания ограничено, не более 1 часа (за исключением заранее оговоренных совещаний);
7. Активность;
8. Право высказывания есть у каждого участника;
9. Неформальное общение.

Контроль ресурсных состояний

Участники совещания приходят в различных состояниях. Зачастую к концу отчетного года руководители загружены собственными задачами, а так же непредвиденные авралы приводят к тому, что на совещании участники находятся в состоянии «потребителей». То есть, вместо того чтобы давать команде результаты, такие участники «тянут» эмоции и энергию для восстановления собственных эмоциональных ресурсов. Такие ситуации  крайне сложно отслеживать, поэтому организатору совещания можно использовать превентивные методики контроля ресурсных состояний.

Рекомендуемый метод «Рамка результата». Организатор совещания может контролировать высказывания всех участников через  призму результата. При формулировании повестки совещания организатор закладывает ожидаемый результат (напоминаю, что результат более понятен, если  повестка поставлена по  SMART). Каждое выказывание необходимо анализировать на: адекватность / конгруэнтность / соответствие ожидаемому результату. И если организатор не видит сходства, то следует немедленно попросить участника конкретизировать свое высказывание. 

Основное проявление «потребителей» на совещании – это выстраивание длинных фраз, зачастую без конкретики и логики. При контроле высказываний через «рамку результата» можно избежать затягивания совещания и эмоциональных затрат участников.

Уважаемый читатель, я надеюсь, что предложенный в этой статье материал будет полезен и найдет свое применение в вашей организации. При создании этой статьи использовался восьми летний опыт наблюдения за ведущими огромного количества совещаний, а так же применения в работе всех вышеперечисленных инструментов и методов. Удачных вам перемен!  

Комментарии

Комментариев пока нет