Совещания и как с ними бороться...

Совещания и как с ними бороться…

На днях ко мне подошел коллега и заявил: «Николай тебе надо чаще находиться на своем рабочем месте, совершенно не могу тебя застать».  Сначала  я удивился, подумал,  что он имеет в виду, я часто курю? Потом вспомнил, что бросил курить и ему это известно. Тогда как так получается? Где я был, когда он заходил?

Такая ситуация происходит с большим количеством руководителей работающих в русском бизнесе. Время, которое мы не замечаем… Время, которое мы используем не по назначению… Время, которое мы не помним… . Куда оно ушло?

Как вы ответите на этот вопрос? Я могу ответить за многих из читателей этой статьи.  Это время я был  на очередном совещании по вопросам развития  чего-то там. И что самое обидное за все время этого совещания от меня потребовалось сказать только две фразы, все  время высказывались  остальные шесть участников, а так же слушался доклад о проделанной работе. Как обычно поговорили, обсудили, отложили решение до следующего совещания.

Большинство совещаний, которые я посещаю, проходили по вышеописанному сценарию. Целый  час сотрудники высокого уровня с высокими зарплатами просидели в приятной компании и не приняли никаких ответственных решений. Более того, часть совещаний  заканчиваются вообще ничем. После них участники: не знают цели встречи, не понимают что делать после встречи, не понимают какие решения и какие предложения были приняты к рассмотрению. 

Совещание – это важнейший инструмент развития компании, а так же  мотивации руководства и сотрудников к достижению целей компании. Совещание это способ расширить способности лица принимающего решения по обработке информации и разработке новых идей. В конце концов, принцип «Одна голова – хорошо, а две лучше!» никто не отменял. Совещание это инструмент в котором  скрыт огромный потенциал по оптимизации работы любой организации, разработке новых стратегий развития и так далее …

Вопрос только один: Как использовать этот инструмент таким образом, чтобы он соответствовал нашим ожиданиям и не превращался в поглотитель времени для лучших сотрудников компании.

Для начала небольшая диагностика совещаний в вашей организации:

• Получаете ли вы оповещение о совещании за два дня до его начала?
• Знаете ли вы тему совещания?
• Имеете ли вы все материалы по теме, для ознакомления, до начала совещания?
• Чувствуете ли вы, что с пользой для темы обсуждения проводите время на совещании?
• Принимаются ли на совещаниях решения по теме совещания (исключая переносы)?
• Если вы собираете совещание, то получаете ли вы выгоду от участников или только ставите их в известность?
• На совещании  вы предлагаете решение задачи  по теме совещания (в отличие от критики)?
• На совещании вы не занимаетесь своими делами, отвлеченными от темы?
• После совещания вы знаете, что нужно делать дальше по теме совещания?
• После совещания вы получаете протокол совещания?

Если вы получили более 8 ответов «да», то в  вашей компании все хорошо с организацией и проведением совещаний. Команда отладила бизнес процесс, его еще можно улучшать, но это улучшение не обязательно, может разрушить сложившийся баланс.

Если вы получили от 5 до 8 «да», то в компании есть над, чем работать. Команда пока не может прийти к конструктивному взаимодействию, но все впереди.

Если вы набрали менее четырех «да», то я хочу вас обрадовать. Скорее всего, вы не присутствовали на совещаниях,  вас приглашают  только на общие собрания коллектива. Или  вы работаете в армейской структуре. Или вы чиновник в министерстве или ведомстве. В любом случае с этим бороться можно только на системном уровне, который моему читателю, скорее всего не доступен.

Что делать той категории  читателей, которые попали в диапазон от 5 до 8 ответов? Как изменить сложившуюся традицию? Зачем предпринимать попытки  улучшить обстановку? В этом материале предлагаю вашему вниманию ответы на эти вопросы.

Зачем предпринимать попытки изменять сложившуюся (возможно десятилетиями) традицию проведения совещаний?

1.  Ваше время это большая ценность, представьте, что вы сэкономите по 10 минут с каждого совещания, на котором присутствуете в течение месяца. Я лично могу сэкономить, таким образом, два часа. Два часа моего времени, которое я могу вложить в любое дело. За такой ресурс можно бороться.
2. Решения, которые принимаются на совещаниях,  имеют высокую ценность. Однако их продуктивность существенно ниже, чем вы хотите. Решение, принятое группой существенно эффективнее, чем единоличное решение «Одна голова хорошо, а две лучше!».
3. Информация сама по себе высокая ценность. На совещаниях можно получить уникальную информацию, повышающую вашу значимость как руководителя  или специалиста «Кто владеет информацией, тот владеет миром!».
4. Укрепление связей между отделами. Команда это ценность, за которую нужно бороться. Хорошая Команда (с большой буквы)  не создается сама по себе. Лучше всего команды формируются при противодействии общему противнику или при выполнении совместных задач и достижении общих целей. Совещание  это способ объединения целей и задач.

Когда вы оптимизируете процессы, связанные с проведение совещаний вы преследуете как минимум четыре цели позволяющие увеличить эффективность вас и всей организации. Кроме того любое позитивное изменение которое проходит под вашим патронажем (инициативой) меняет ваш статус в организации.

Как изменить традицию проведения совещаний и вывести этот бизнес процесс на новый уровень?

1. Для начала следует понять, что хотим менять. Какие основные моменты вас не устраивают и что нужно получить взамен. Небольшую диагностику вы уже сделали, читая этот материал. Однако для более полного представления обо  всех возможностях совещаний я рекомендую пройти тренинг «Проведение собраний и совещаний». На тренинге вы сможете увидеть ситуацию со стороны, получить новые технологии  организации совещания и способы оптимизации процесса. 
2. Затем необходимо найти «спонсора», человека заинтересованного в положительных изменениях в компании при этом  занимающего высокий пост. А так же сторонников в компании, которые готовы будут поддержать внедрение изменений. Процесс поиска сторонников обеспечит вам более мягкое внедрение любых изменений.
3. Для всех ключевых сотрудников необходимо провести демонстрационное совещание в новом формате. На котором, можно будет показать вашу новую технологию проведения. Желательно под впечатлением от «демо» провести голосование о принятии технологии в работу всей организации.
4. Активно проводить совещания в новом формате с соблюдением предложенной технологии.

Если вы хотите изменить качество совещаний в вашей компании, то пройти эти четыре этапа вам придется в любом случае. Последовательно делая шаги, вы сможете легко провести изменения и  при этом обеспечить себе те выгоды, которые были перечисленный выше.

Если вы не хотите или не можете изменить ситуацию во всей компании, то у вас есть возможность увеличить собственную эффективность, за счет использования в работе полученных на тренинге технологий и методов. Если вы в компании будете обладать уникальной технологией проведения совещания, то  ваш статус, и ваша стоимость  на рынке труда существенно возрастут.

Всем уважаемым читателям, которые дочитали эту статью до конца я готов сделать подарок. Вы можете пройти по ссылке, и бесплатно зарегистрироваться на вебинар «Результативное совещание», на котором вы сможете задать интересующие вас вопросы по этой теме.

Автор: бизнес тренер ТА Мастер Класс, сертифицированный коуч (ICF) Смирнов Николай.

Комментарии

Комментариев пока нет